Ces statuts sont acceptés et signés par les membres-fondateurs, aux fins d'établir une association internationale sans but lucratif (a.i.s.b.l.), conformément aux dispositions du titre III de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations.
Les présentes dispositions, constituent les statuts de l'association internationale sans but lucratif qui prend pour nom : Hermes : European Resaerchers for Migration and Ethnic Studies. Elle est ci-après dénommée « l'Association Hermes ».
Le siège social de l'Association Hermes est établi au Centre de l'Ethnicit'e et des Migrations (CEDEM), à l'Université de Liège, Boulevard du Rectorat 7 / 38, bâtiment B 31, à 4000 Liège.
Le Conseil d'Administration peut transférer le siège social de l'association sur simple décision prise à la majorité simple de ses membres, pour autant que la moitié d'entre eux au moins soient présents. Le Conseil d'Administration prendra dans ce cas les mesures adéquates pour publier au Moniteur Belge l'annonce du transfert du siège social.
A moins d'une décision prise à l'unanimité de ses membres par le Conseil d'Administration, en présence de tous ses membres, il ne sera pas créé de sous-groupes ou de branches locales.
L'Association Hermes, qui n'aura aucun but de lucre, cherchera à promouvoir la coopération et la recherche auprès des chercheurs dans le domaine des migrations, des relations ethniques, des minorités, et d'autres questions sciences sociales relatives aux relations mouvements humains.
Afin de remplir les objectifs susmentionnés, l'Association Hermes pourra entreprendre toute recherche appropriée, publier des articles ou d'autres documents écrits, organiser des séminaires, des cours et des ateliers, participer à tout type de forums et rechercher des coopérations avec des organisations et associations similaires. Cette liste n'est pas exhaustive, et d'autres actions pourront être entreprises par l'Association Hermes, pour autant qu'elles soient en accord avec les objectifs susmentionnés.
L'Association Hermes établira un site internet aux fins de simplifier la communication entre ses membres, et de répandre connaissances et informations concernant la recherche dans le domaine des migrations, des relations ethniques, des minorités, et d'autres questions sociologiques relatives à l'Humanité et aux relations entre les différentes cultures humaines en particulier.
L'Association Hermes pourra recevoir et utiliser des fonds ou de l'argent dans le cadre de ses objectifs, et conformément aux dispositions établies ci-dessous.
L'Association Hermes est établie pour une durée indéterminée, à la date de la signature des statuts de l'Association.
L'Association Hermes comprendra une Assemblée générale et un Conseil d'Administration.
L'Association Hermes se composera de membres de plein droit, de membres associés et de membres honoraires.
Les membres-fondateurs de l'Association Hermes sont considérés comme des membres de plein droit.
Toute personne de plus de 18 (dix-huit) ans peut soumettre sa candidature écrite au Conseil d'Administration, au siège social de l'Association Hermes. Une candidature soumise par courrier électronique est acceptée pour autant qu'une telle candidature soit rendue possible par les caractéristiques du site internet de l'Association. La candidature écrite doit comporter une copie du passeport du candidat, une lettre de motivation et un curriculum vitae présenté sous forme de tableau.
Le Conseil d'Administration, pour autant que la moitié de ses membres au moins soient présents, statue à la majorité simple sur la candidature. Le Conseil d'Administration informera le candidat par écrit de sa décision. Si la candidature est acceptée, le candidat ne deviendra membre associé qu'après avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle de l'année civile en cours.
Tout membre associé reçoit toute l'information disponible concernant l'Association Hermes et est invité à participer aux réunions et activités. Tout membre associé peut participer à l'Assemblée générale de l'Association Hermes, et y dispose du droit de vote. Les membres associés ne peuvent être élus au sein du Conseil d'Administration.
Tout membre associé peut se retirer à tout moment de l'Association Hermes, en envoyant sa démission par écrit ou par courrier électronique, si cela est possible, au Conseil d'Administration. Le montant de la cotisation annuelle de l'année civile en cours ne sera pas remboursé.
Tout membre associé sera automatiquement exclu de l'Association Hermes s'il ne s'acquitte pas dans les délais du montant de la cotisation annuelle. Après avoir entendu le membre associé, le Conseil d'Administration peut exclure tout membre associé au cas où celui-ci contrevient aux statuts de l'Association Hermes, ou lui cause un dommage moral ou physique. Le Conseil d'Administration prend cette décision à l'unanimité des votants, tous ses membres étant présents.
Les droits de tout membre associé sont personnels et ne peuvent être cédés à aucun parent ou tiers en cas de décès. Le statut de membre associé prend alors fin automatiquement.
Tout membre associé depuis 2 (deux) ans au moins ans peut soumettre sa candidature écrite au Conseil d'Administration, au siège social de l'Association Hermes. Une candidature soumise par courrier électronique est acceptée pour autant qu'une telle candidature soit rendue possible par les caractéristiques du site internet de l'Association. La candidature écrite doit comporter les motivations du candidat pour devenir un membre de plein droit.
Le Conseil d'Administration, pour autant que la moitié de ses membres au moins soient présents, statue à la majorité simple sur la candidature. Le Conseil d'Administration informera le candidat par écrit de sa décision. Si la candidature est acceptée, le candidat ne deviendra membre de plein droit qu'après avoir acquitté le montant de la cotisation annuelle de l'année civile en cours.
Tout membre de plein droit reçoit toute l'information disponible concernant l'Association Hermes et est invité à participer aux réunions et activités. Tout membre associé peut participer à l'Assemblée générale de l'Association Hermes, et y dispose du droit de vote. Les membres de plein droit peuvent être élus au sein du Conseil d'Administration.
Tout membre de plein droit peut se retirer à tout moment de l'Association Hermes, en envoyant sa démission par écrit ou par courrier électronique, si cela est possible, au Conseil d'Administration. Le montant de la cotisation annuelle de l'année civile en cours ne sera pas remboursé.
Tout membre de plein droit sera automatiquement exclu de l'Association Hermes s'il ne s'acquitte pas dans les délais du montant de la cotisation annuelle. Après avoir entendu le membre associé, le Conseil d'Administration peut exclure tout membre associé au cas où celui-ci contrevient aux statuts de l'Association Hermes, ou lui cause un dommage moral ou physique. L'ensemble des membres prend cette décision à la majorité de 2/3 des votants, tous ses membres étant présents ou représentés par le biais d'une procuration signée.
Les droits de tout membre de plein droit sont personnels et ne peuvent être cédés à aucun parent ou tiers en cas de décès. Le statut de membre de plein droit prend alors fin automatiquement.
Les membres honoraires sont des personnes qui, au cours de leur carrière, ont apporté une contribution majeure à la recherche dans le domaine des migrations, des relations ethniques, des minorités, et d'autres questions sociologiques relatives à l'Humanité et aux relations entre les différentes cultures humaines en particulier.
L'Assemblée générale décidera du nombre maximal de membres honoraires et de leur nomination. La décision de nommer un membre honoraire sera prise à la majorité simple des votants, la moitié des membres au moins étant présents.
Les membres honoraires n'auront pas le droit de vote au sein de l'Assemblée générale, et ne pourront être élus au sein du Conseil d'Administration. Ils peuvent assister l'Assemblée générale avec une voix consultative.
Les membres honoraires sont dispensés du paiement de la cotisation annuelle.
L'Assemblée générale est composée de tous les membres de l'Association Hermes. Les membres de plein droit qui ont été élus administrateurs, participent en leur qualité de membres de plein droit.
L'Assemblée générale se tiendra au moins une fois par an, en avril, au plus tard six mois après la clôture des comptes annuels, à l'endroit indiqué sur la convocation, qui est envoyée par courrier ordinaire, fax ou courrier électronique à tous les membres, et qui est signée par le Président du Conseil d'Administration 1 (un) mois avant la date de la réunion annuelle. Tout administrateur ou un cinquième au mois des membres de l'Association peuvent requérir par écrit et au plus tard 10 (dix) jours avant la date de la réunion annuelle la mise à l'ordre du jour de certains points ou de certains sujets. L'ordre du jour de la réunion annuelle doit être envoyé à chaque membre au plus tard 7 (sept) jours avant la date de l'Assemblée générale.
A moins qu'il n'en soit stipulé autrement dans une disposition des présents statuts de l'Association, toute décision doit être prise par l'Assemblée générale à la majorité simple des votants, la moitié au moins des membres étant présents.
Chaque membre peut représenter autres membres , pour autant qu'il dispose d'une copie du passeport des membres qu'il représente, et d'une procuration signée. Un membre ne peut détenir plus de 5 (cinq) procurations.
Le vote par lettre, fax ou courrier électronique est admis pour autant que le Conseil d'Administration reçoive la lettre, le fax ou le courrier électronique avant que l'Assemblée générale n'ait lieu. La lettre, le fax ou le courrier électronique doit indiquer clairement l'identité et l'adresse de son auteur, les points de l'ordre du jour et les votes, sans quoi le Conseil d'Administration pourra ne pas en tenir compte.
Si le quorum des présents n'a pas été atteint, une deuxième Assemblée générale est convoquée dans les 2 (deux) mois suivant la date de la première Assemblée générale annuelle. La réunion a lieu à l'endroit indiqué sur la convocation, qui est envoyée par courrier ordinaire, fax ou courrier électronique à tous les membres, et qui est signée par le Président du Conseil d'Administration. L'ordre du jour est annexé à la convocation.
Les Président, Vice-Président et Secrétaire du Conseil d'Administration exerceront les mêmes fonctions au sein de l'Assemblée générale.
Le Président présente à l'Assemblée générale un rapport d'activité annuel sur l'Association Hermes, le travail accompli durant l'année civile écoulée, les événements organisés et les documents publiés. Ce rapport doit être sujet à approbation par l'Assemblée générale.
Le Trésorier présente à l'Assemblée générale les comptes annuels de l'année civile écoulée, un rapport de gestion et des prévisions pour l'année future. Ce rapport financier est sujet à approbation par l'Assemblée générale. Le Trésorier entreprend toutes les actions appropriées pour remplir les conditions imposées par la législation belge concernant l'établissement, le dépôt et la publication des comptes annuels pour les associations internationales sans but lucratif.
L'Assemblée générale dispose des pouvoirs les plus étendus pour remplir l'objet social de l'Association Hermes.
Ainsi, l'Assemblée générale peut notamment :
• établir des lignes directrices de base pour l'organisation et le développement de l'Association Hermes ;
• nommer et révoquer les membres du Conseil d'Administration ;
• décider de la rémunération des administrateurs pour le temps passés et les efforts consentis, et du niveau de cette rémunération ;
• décider du nombre maximal de membres honoraires et de leur nomination ;
• amender les statuts de l'Association, et dissoudre l'Association. Ces dernières décisions peuvent seulement être prises par l'Assemblée générale à la majorité qualifiée des votants, trois quarts des membres au moins étant présents.
Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à la demande de tous les membres du Conseil d'Administration, ou d'un cinquième au moins des membres de l'Assemblée générale. Cette demande doit comporter la raison de la convocation de l'Assemblée générale.
Toutes les dispositions concernant l'Assemblée générale annuelle sont d'application.
L'Association Hermes est administrée par le Conseil d'Administration, qui comprend un minimum de 5 (cinq) et un maximum de 9 (neuf) membres de plein droit.
Les noms et coordonnées des animatieurs font l'objet d'une publication dans les Annuexes du Moniteur belge. Tout changement dans la composition du Conseil d'Administration de l'Association Hermes doit être publié au Moniteur Belge.
L'élection du Conseil d'Administration se tient tous les 2 (deux) ans, au cours de l'Assemblée générale annuelle.
Tout membre de plein droit qui souhaite se porter candidat à l'élection comme administrateur, en informe le Conseil d'Administration 1 (un) mois avant l'Assemblée générale annuelle, en déposant une candidature écrite. Les Administrateurs peuvent soumettre leur candidature et être ré-élus au Conseil d'Administration, sans restriction d'aucune sorte.
L'ordre du jour de l'Assemblée générale annuelle doit comprendre la liste des candidats à l'élection du Conseil d'Administration.
Tout membre associé et membre de plein droit dispose d'une seule voix, pour élire un administrateur parmi les candidats.
Le Conseil d'Administration sortant informera par écrit tous les membres de l'Association Hermes du résultat de l'élection et de la prise de fonction du nouveau Conseil d'Administration dans le mois suivant l'élection. Si le site internet est fonctionnel, les résultats de l'élection seront publiés en ligne. Le Conseil d'Administration sortant devra publier les coordonnées des nouveaux administrateurs au Moniteur belge, conformément à la législation belge.
Les Administrateurs désigneront en leur sein un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier. Ces fonctions seront réparties à l'amiable parmi les Administrateurs élus. Faute d'accord entre eux, le Président du Conseil d'Administration sortant désignera un Président, un Vice-Président, un Secrétaire et un Trésorier.
Le Conseil d'Administration se réunit sur convocation du Président, ou à la demande de trois Administrateurs.
Les décisions du Conseil d'Administration se prennent à la majorité simple, tous les Administrateurs étant présents. Les Administrateurs ne peuvent pas se faire représenter. En cas de partage des votes à égalité, la voix du Président est prépondérante.
Les décisions du Conseil d'Administration sont consignées dans un registre tenu par le Secrétaire, et signé par le Président. Ce registre doit être conservé au siège social de l'Association Hermes, et peut être consulté par tous les membres de l'Association Hermes ou toute tierce partie justifiant d'un intérêt valable.
Le Conseil d'Administration dispose des pleins pouvoirs d'administration et de gestion journalière.
Le Conseil d'Administration organisera correctement la gestion journalière de l'Association Hermes et suivra dans la pratique les lignes directrices établies et les décisions prises par l'Assemblée générale.
Le Conseil d'Administration aura accès aux ressources financières de l'Association Hermes, sans préjudice des dispositions reprises ci-après. Les Administrateurs ne peuvent utiliser les ressources de l'Association pour leurs dépenses personnelles. Si l'Assemblée générale le décide, les Administrateurs reçoivent une rémunération pour le temps passé et leurs efforts.
Les Administrateurs peuvent représenter l'Association Hermes à l'égard de tierces parties. Tout administrateur représentant l'Association Hermes doit indiquer sa capacité de représentation. S'il représente l'Association Hermes, tout document porte la mention « Hermes a.i.s.b.l. » (ou i.v.z.w.), ainsi que l'adresse du siège social.
Un contrat n'entrera en vigueur que s'il est signé par 2 (deux) administrateurs au moins. Si la valuer de contrat n'excède pas EUR 1000, le Trésoir doit en être informé. Au cas où la valeur du contrat dépasserait la somme de EUR 1000, le contrat ne pourra entrer en vigueur que s'il est signé par le Président et le Trésorier.
Le Conseil d'Administration peut ouvrir un compte dans une banque renommée seulement si cela est accepté à l'unanimité par les Administrateurs, tous étant présents. Le contrat avec la banque n'entrera en vigueur que s'il est signé par 2 (deux) administrateurs au moins.
Le Président et/ou son conseil représentent l'Association Hermes en cas de procédures judiciaires.
En cas de décès ou de démission d'un administrateur au cours de son mandat, le Conseil d'Administration peut désigner tout autre membre de plein droit sans élection préalable pour la part du mandat restante.
Tout administrateur peut démissionner à tout moment du Conseil d'Administration, en envoyant sa démission par écrit, ou par courrier électronique si cela est possible, au Conseil d'Administration, en motivant sa décision de démissionner. Le montant de la cotisation annuelle de l'année civile en cours ne sera pas remboursé.
Les comptes annuels sont clôturés au 31 décembre de chaque année civile.
Le Trésorier présente les comptes annuels de l'année civile écoulée, un rapport de gestion et des prévisions pour l'année future. Ce rapport financier est sujet à approbation par l'Assemblée générale. Le Trésorier entreprend toutes les actions appropriées pour remplir les conditions imposées par la législation belge concernant l'établissement, le dépôt et la publication des comptes annuels pour les associations internationales sans but lucratif.
Le Conseil d'Administration se conformera à la législation belge sur les associations internationales sans but lucratif et la comptabilité.
Le budget de l'Association Hermes comprend les cotisations, donations, aides financières et tout autre ressource ou revenu perçu par l'Association Hermes.
Le Trésorier peut demander l'assistance de toute tierce partie ou société, afin de remplir sa fonction conformément à la législation belge applicable et les principes généraux de la comptabilité
Les dispositions mentionnées ci-dessus à l'article 17 s'appliquent pour la conclusion d'un contrat avec une tierce partie ou société.
L'Assemblée générale peut amender les statuts de l'Association, et dissoudre celle-ci. Ces décisions peuvent uniquement être prises par l'Assemblée générale, à la majorité simple, trois quarts des membres au moins étant présents ou représentés par le biais d'une procuration signée.
Les amendements aux statuts n'entrent en vigueur qu'après que toutes les conditions formelles et de publication ont été rencontrées.
L'Assemblée générale détermine la méthode de dissolution de l'Association Hermes, conformément à la législation belge, et désigne un liquidateur.
Toute question non rencontrée par les présents statuts doit être réglée conformément aux dispositions du titre III de la loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les associations internationales sans but lucratif et les fondations.
Vu pour être annexé à l'arrêté royal du 3 juillet 2005.
N° 7/ CDLF/ 15.084/S
La Ministre de la Justice,
(s.) Laurette ONKELINX.
Pour expédition conforme,
L'Attachée
V. SUETENS
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